Planlama Yanılgısı Nedir? Şirket Projelerini Nasıl Etkiler?

Planlama yanılgısı (Planning fallacy),  kısa veya uzun dönem planlar yaparken tahmini bitiş süresini hesaplamamız konusunda ne kadar beceriksiz olduğumuzu öne çıkaran bir kavramdır. Şirketler uzun dönem bütçe ve yatırım hesapları yaparken veya takım liderleri projeler için deadline planlarken sık sık planlama yanılgısına düşerler. Şirket içinde aldığımız büyük bir site tasarımı işinde de bu durumu derinliklerine kadar yaşamıştım ki yazımda kısaca bahsedeceğim, planlama yanılgısı gibi bir terimin olduğundan Daniel Kahneman’ın Thinking Fast and Slow kitabını okuyana kadar haberim yoktu.

Yazar, kitabında İsrail Eğitim Bakalığı tarafından lise öğrencileri için spesifik bir konuda müfredat hazırlamak için görevlendiriliyor. Ekiple beraber bir süre proje üstünde çalıştıktan sonra, projenin daha ne kadar süreceğini merak ediyor ve ekibe tahminlerini bir kağıda yazıp iletmelerini istiyor. Tahminleri ortalamasını aldığında 2 yıla yakın bir rakam çıkıyor. Bu sonuçtan tatmin olmayan yazar farklı bir yöntem deneyerek, daha önce yapılmış benzer projeleri ve bu projelerde çalışan kişilerin yetkinliğini araştırmaya koyuluyor. Araştırmanın ardından benzer projelerin %40’ının projeyi tamamlayamayıp pes ettiklerini öğreniyorlar. Daha da kötüsü başarılı olan projelerin ekiplerinin kendi ekiplerinden çok daha yetkin olduğunu keşfediyorlar.

Bitirilen projelerin ortalama tamamlanma süresinin 7 yıl olduğunu öğrenince de tüm ekip dumur oluyor. Ekip ne kadar tereddüt etse de projeye devam ediyorlar ve yazar farklı nedenlerden dolayı erkenden projeden ayrılıyor. Müfredatın tamamlanması ise tam 8 yıl sürüyor…

Hadi yazının ortasına alakasız bir görsel koyalım da içiniz ferahlasın.

Planlama Yanılgısı Nedir

 

Planlama Yanılgısı Nasıl Kırılır?

İki noktaya odaklanmak ile başlayabilirsiniz:

  • Yapacağınız tahminlerin her zaman en iyi senaryo üzerinden olacağını bilin ve daha kötüsüne hazırlıklı olun
  • Ekipteki “iç bakış açısı” sizi yanıltacağı için, “dış bakış açısı” arayışında; benzer projelere, benzer yetkinlikteki insanlara danışın

Ne kadar farkında olmasak da optimizm bizi her zaman en iyi senaryoya yönlendirir. Negatif durumları hesaba katsak da, bilinmeyen negatif durumları asla hesaba katamayız. Milyonlarca olasılığın içinde her zaman projeyi sekteye uğratacak ve tahmin edemeyeceğimiz ufak ve büyük engeller olacaktır, bu yüzden baz oran alırken optimistik rakamlar vermek sağlıklı değildir.

Dış Bakış Açısı Nasıl Kullanılır?

Danimarkalı planlama uzmanı Bent Flyvbjerg baz oran alırken “iç bakış açısı” hatasından sakınmak için “referance class forecasting” adlı bir çözüm sunmuş.

  • Projenizi referans alabileceğiniz bir kategoriye oturtun ( web sitesi tasarımı, mutfak renovasyonu etc..)
  • Bu kategori ile ilgili tüm istatistikleri toplayın ( süre, bütçe, ekibin yetkinliği etc..)
  • Çıkan sonuçları “iç bakış açısı” tahmininiz ile kıyaslayın ve atlamış olabileceğiniz noktaları inceleyin.

Planlama Yanılgısı Tecrübem

Geçtiğimiz aylarda sağlık sektöründen ismi lazım değil bir şirket ile yurt dışında yeni açılacak bir hastaneleri için website tasarımı konusunda anlaştık. Genelde web site tasarımı işlerine girmesek de, gerek müşterinin büyüklüğü gerek de işin yurt dışı konulu olması bizi heyecanlandırdı. Karşı taraf ve ekiple defalarca kez toplandıktan sonra bir proje planı çıkarıp, 1 aylık sürede siteyi yayına almayı, total olarak 2 ayda da tamamlamak konusunda anlaştık.

Benzer projeleri ne kadar baz alsak da, yerli projeler üzerinden gittiğimiz için, yurt dışı projelerin bilinmeyen negatifleri bizi darma duman etti diyebiliriz. Yurt dışındaki sağlık sektörü ile ilgili web site yasaları, doktor ve ortaklar gibi 3. parti ortakların işe karışmaları, yurt dışı ve Türkiye merkez ofisi arasındaki butonların rengine kadar inen anlaşmazlıklar gibi durumlar bana ve ekibime büyük stres yaşattı. Artan komplikasyonlar ile karşı tarafın süreci yönetememesi üzerine de, projeyi iptal etmek ve devam etmek arasında bir karar vermemiz gerekti. Bu noktada projeyi iptal etmek verdiğimiz en sağlıklı karar oldu, aksi taktide aylarca sürünebilirdik.

Sonuç

Proje planı yaparken pollyannacılık oynayıp en iyi senaryoyu düşünmeyin, süre ve deadline belirlerken ekibinizin yetkinliğini ve benzer projeleri inceleyin.

 

Dijital Pazarlama veya yazdığım içerikler ilginizi çekiyorsa, beni Twitter ve Linkedin üzerinden takip edip, iletişime geçebilirsiniz :)

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.